Protokoll der Vorstandssitzung des SFCD vom 10.01.2015
[color=#000000;]Ort : Sitte Restaurant Darmstadt 14:00 bis 18:00 Uhr
Teilnehmer : Michael Haitel, Roger Murmann, Thomas Recktenwald, Kurt Zelt
und der Protokollant Ralf Boldt[/color]
1. Neuer Vorstand
1.1. Status Vereinsregister
Seit dem 4.12.2014 gibt es einen neuen Eintrag mit dem neuen Vorstand im Vereinsregister. Thomas ist nun Vorsitzender und Roger als stellvertretender Vorsitzender eingetragen.
1.2. Kassenübergabe
Thomas übergibt den allgemeinen Kassenordner an Michael. Die beiden vereinbaren einen Termin zur Kassenübergabe in Murnau. Es wird ein Wechsel der Bank diskutiert (Kosten und Service). Kurt und Michael holen Informationen ein und vergleichen diese (Direktbanken, VR-Onlinebanken).
1.3. Mitgliederverwaltung
Der Schriftführer (Ralf) kümmert sich um die Mitgliederverwaltung. Dies schließt den auch den Etikettendruck für die Vereinspublikationen ein. Bewegungen in der Mitgliederverwaltung werden über das vorstandsinterne Forum kommuniziert.
1.4. Aufgabenverteilung
Der neue Geschäftsverteilungsplan ist intern abgestimmt und wird im SFCD:intern abgedruckt.
1.5. monatliches virtuelles Vorstandstreffen
Für die interne Kommunikation im Vorstand wird vereinbart, dass bei mehr als zwei Betroffenen dies in einen passenden Thread im vorstandsinternen Forum geschieht oder ein neuer Thread eröffnet wird. Dies verhindert Informationsdefizite der anderen Vorstandsmitglieder. Gleichzeitig wird die Kommunikation im Forum nachvollziehbar dokumentiert. Es werden virtuelle Vorstandssitzungen per google hangout vereinbart. An zwei verbindlichen Terminen wird dies getestet. Termin: Am zweiten Mittwoch im Monat um 18:00.
1.6. Corporate Identity (Briefpapier, Visitenkarten, Mitgliedsausweis etc.)
Michael erstellt Vorschläge für Briefköpfe Visitenkarten (Vorstand und neutral SFCD), Lesezeichen etc. Buttons erstellt weiterhin Ralf.
Aufgrund des geringen Nutzens gegenüber den Kosten werden bis auf weiteres keine Mitgliedsausweise mehr ausgestellt.
2. Institutionen des SFCD
2.1. Vereinsarchiv
Das bestehende Archiv in Schnega wird nach Schwalbach/Saar verlegt. Im Frühjahr organisiert Ralf diese Aktion: Fahrt nach Schnega. Verpacken in passende Kartons und Transport per Palette zu Schwalbach. Das Verkaufsarchiv mit den aktuellen Publikationen wird von Ralf weitergeführt. Dies soll bis zum 31.05.2015 abgeschlossen sein.
2.2. Phonothek
Thomas hat noch ca. 60 Stunden Material zu bearbeiten. Es wird davon Backups bei den anderen Vorstandsmitgliedern geben. Michael und Ralf organisieren dies bis zum 31.01.2015
2.3. SFCD.Shop
siehe Publikationen: AN
2.4. Geschäftsordnungen
Innerhalb des Vereins gelten folgende Geschäftsordnungen: Vorstand, DSFP, SFCD-Cons. Diese sollen, soweit noch nicht geschehen, auf einen aktuellen Stand gebracht werden. Die bestehenden Vorlagen werden von Michael im Vorstandsforum bereitgestellt. Kurt wird diese durchschauen.
2.5. DSFP
Zur Entlastung des Vorsitzenden soll der Posten des Organisations-Verantwortlichen geschaffen werden. Michael und Ralf kümmern sich bis zum 31.01.2015 um eine „Stellenausschreibung“.
3. Veranstaltungen
3.1. SFCD-Cons 2015 und 2016
BiFi soll bitte bis zum 15.03. 2015 das Konzept für den WetzKon2 vorlegen. Ralf erläutert den Planungsstand für den MediKonOne in Oldenburg 2016. In der aktuellen AN wird der SF-Part bekanntgegeben. Die medizinische Programmschiene wird von der entsprechenden Fachabteilung im Klinikum Oldenburg eigenverantwortlich zusammengestellt.
3.2. Beteiligung des SFCD an Veranstaltungen 2015
Thomas möchte den Organisatoren von Cons ein Sponsoring für einen „SFCD Special Guest“ anbieten. Vorstandsmitglieder werden auf folgenden Cons anwesend oder mit Programmpunkten vertreten sein. Nach Möglichkeit wird es einen Infostand des SFCD geben. LuxCon, DortCon, RPC, ev. SciFiDays, WetzKon2 ,BuCon, SciFi Treffen Technikmuseum Speyer, FaRK, Garching Con, „Erster PERRY RHODAN Tag“ in Osnabrück, „Hinterm Mond“ in Leer, PentaCon Dresden
3.3. Infostände auf Cons
Siehe 3.2
4. Publikationen
4.1. Status AN/ANDROmeda SF Magazin
Es ist Material für eine ASFM-Ausgabe 2015 vorhanden.
Michael hat die angedachten Layout-Änderungen für die ANDROMEDA NACHRICHTEN nach umfangreichen Tests verworfen, da es ca. 30% inhaltlichen Verlust bedeuten würde.
Die zweite angedachte Variante, die Publikationen - wenn gewünscht - ganz über das Web als PDF anzubieten oder die Fortsetzung von Sparten und Artikel in diese pdf-Ausgabe auszugliedern, wurde ebenfalls verworfen. Der Aufwand ist gegenüber dem Nutzen zu groß. Es wird eine Auflagensenkung geben, da Belegexemplare nur noch als pdf geliefert werden. Michael kalkuliert durch, ob es Sinn macht, die Publikationen nach Erscheinen als amazon CS anzubieten.
4.2. Vereinsmitteilungen analog (sfcd:intern etc.)
SFCD:intern wird unverändert bleiben.
4.3. Info-Material (SFCD für Anfänger, Werbeflyer etc.)
Kurt sichtet das Material bis zum 31.03. Die Broschüren sollen nicht mehr gedruckt werden, sondern auf der Homepage zum Download angeboten werden. Michael erstellt einen neuen Flyer für Infotische und Con-Tüten.
4.4. sonstige
[color=rgb(40,40,40);]Derzeit nichts geplant[/color]
5. Internet
5.1. Homepage offener Bereich
Die oben festgepinnten Einträge werden entfernt. Es werden neue Kategorien angelegt. Das
Redaktionssystem für die Homepage soll für weitere Anwender aktiviert und gelebt werden. Michael wird dies bis Ende Februar erledigen
5.2. Homepage geschlossener Bereich
Michael wird bis zum 31.01.2015 eine Struktur für diesen nur den Mitgliedern zugänglichen Bereich entwickeln.
5.3. Vereinsmitteilungen digital (SFCD-Newsletter etc.)
Der Newsletter macht in der alten Form keinen Sinn mehr, da die Informationsvermittlung über andere Medien abgedeckt wird.
5.4. Soziale Netzwerke
Roger berichtet dass es bei facebook mehr als 2000 likes für den SFCD gibt. Die Tendenz ist steigend. Kurt bekommt Rechte für die facebook-Präsenz. Twitter wird über den facebook-account beliefert. Hier gibt es mehr als 400 Follower.
6. Verschiedenes
Thomas wird eine Verfahrensanweisung für die Fahrtkostenabrechnung erstellen.